Tingkatan
Manajemen dalam suatu Organisasi
Pada Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi
manajer menjadi tiga golongan yang berbeda manajer puncak, manajer tingkat
menengah, dan manajer lini pertama :
- Manejemen
lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan
istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah
yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat
dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor),
manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer
departemen, atau mandor (foreman).
- Manajemen
tingkat menengah (middle management)mencakup semua manajemen
yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan
bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer
menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau
manajer divisi.
- Manajemen
puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive
officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara
umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah
CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer),
dan CFO (Chief Financial Officer)
Dilihat
dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:
1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan
manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur,
direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah
konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk
dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. Misal:
2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya
keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer
bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan.
Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.
3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan
oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian
yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik,
pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas
produksi, mandor.
Berikut
adalah skema manajemen berdasarkan tingkatanya:
Dilihart dari kegiatan yang dilakukan :
- Manajer Fungsional, bertanggung jawab pada suatu kegiatan unit organisasi
(produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dll
- Manajer Umum, bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Didalam
melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau
keahlian yang berbeda yaitu:
1. Keahlian Teknik (Technical Skill) yaitu keahlian tentang bagaimana cara
mengaerjakan dan menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan
motivasi, supervisi, dan kemunikasi .
2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan
hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan
pengawasan.
Keterampilan Manajer
Secara
umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan
atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh
kepentingan dan kegiatan organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan
untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan
yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan
untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang
tertentu.
Robert
L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan
minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer
tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep,
ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep
tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk
mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu
rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan
atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan
keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain
kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut
juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu
diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi
yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai
dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan
berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun
bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan
ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat
kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain
tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan
dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan
keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan
waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji
$2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per
minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap
menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu
yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan
kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam
memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin
mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer
harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil
untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif
yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir,
manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta
mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
Pada pengertian tersebut dikatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian
tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen
terdapat minimal 4 (empat) ciri, yaitu:
1. ada tujuan yang hendak dicapai,
2. ada pemimpin (atasan),
3. ada yang dipimpin (bawahan),
4. ada kerja sama.
Khusus
menyangkut masalah pemimpin (atasan) harus memiliki berbagai kemampuan (
skills). Kemampuan ( skills) yang dimaksud terdiri dari:
1. Managerial skills (entrepreneurial), yaitu kemampuan untuk mempergunakan
kesempatan secara
efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha yang penting.
2. Techological skills, yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis
yang diperlukan pada pelaksanaan pekerjaan ekonomis.
3. Organisational skills, yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha.
Dalam
kenyataannya tidak setiap pemimpin harus memiliki seluruh kemampuan dengan
tingkat intensitas yang sama. Sebab pemimpin itu sendiri dapat dikelompokkan
menjadi 3 (tiga) tingkatan. Sehingga kemampuan yang harus dimilikinya pun tentu
berbeda.
Adapun tingkatan kepemimpinan atau manajemen terdiri dari:
1. Top Management (Manajemen Tingkat Atas)
2. Middle Management (Manajemen Tingkat Menengah)
3. Lower Management (Manajemen Tingkat Rendah).
Jumlah
manajemen pada setiap tingkatan tergantung pada besar kecilnya suatu organisasi
atau instansi. Namun demikian, biasanya Top Management jumlahnya akan lebih
sedikit dari pada Middle Management, dan Middle Management lebih sedikit
daripada Lower Management.
Jadi semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin banyak memerlukan keterampilan administrasi/manajemen, tetapi keterampilan operasionalnya semakin rendah.
Sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang, maka keteramplian operasionalnya
semakin tinggi, sedangkan keterampilan administrasinya/manajemennya makin
rendah.
Dengan
bahasa yang sederhana, sebetulnya ketiga jenis tingkatan manajemen tersebut
bekerja pada waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemen
Tingkat Atas lebih banyak bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja secara
fisik atau tenaga. Manajemen Tingkat Menengah, antara kerja pikir dengan kerja
fisik boleh dikatakan seimbang. Sedangkan Manajemen Tingkat Bawah, bekerja
dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau tenaga amat
besar/banyak.
Top
level management disebut juga dengan strategic
level, middle level management dengan tactical level dan lower management
dengan tehcnical level.
INTI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai
berikut :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem umum
b. Perangkat lunak terapan umum
c. Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam
hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
1. Program untuk melaksanakan pengolahan komputer
2. Prosedur untuk membuat terapan menjadi
operasional (formulir, petunjukuntuk operator, petunjuk untuk
pemakai, dan seterusnya).
Subsistem
terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi
keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan
sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah
dilaksanakan.
SUBSISTEM FUNGSI KEORGANISASIAN
Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan
ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat
dipandang
sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk
setiap fungsi utama
keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda
pada organisasi satu dengan lainnya.
Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk
mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana
subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa
subsistem yang
lebih kecil.